Документ «Графік роботи співробітників План»
Документ слугує для планування робочих годин співробітників діагностичного центру. Документ заповнюється по кабінету і обраній посаді на місяць.
Структура документа:
- Шапка
- Таблична частина “Графік роботи Дата”
- Таблична частина “Графік роботи Час”
Шапка містить реквізити:
- “Номер” - номер документу, формується системно під час запису документу
- “Дата” - дата створення документу, формується системно під час створення документу
- «Кабінет» - кабінет, в межах якого для співробітників створюється документ, вибір з довідника «Кабінети”. Тільки після заповнення кабінету табличні частини документу стануть доступними до редагування
- “Сховати співробітників інших кабінетів” - доступні значення: “так”(прапорець встановлено), “ні” (прапорець не встановлено) - функція допомагає в табличних частинах документу відображати співробітників лише вказаного кабінету (співробітники інших кабінетів не будуть відображатись , але дані в документі по іншим кабінетам зберігаються)
- «Посада співробітника» - посада, для якої формується плановий графік, вибір з довідника «Посади співробітників”
- “Місяць” - місяць на який планується графік
Таблична частина “Графік роботи Дата” заповнюється автоматично при заповненні «Посада співробітника», містить наступні колонки:
- № - номер рядка документа
- Кабінет - кабінет, за яким закріплений співробітник
- Співробітник - прізвище, ім'я, по-батькові співробітника
- Дата місяця у форматі <дата місяць, день тижня>, будні дні мають сіре оформлення, вихідні - помаранчеве
Таблична частина “Графік роботи Час” дублює структуру ТЧ «Графік роботи Дата» і заповнюється автоматично при заповненні поля “Посада співробітника”. Далі при виборі змін ТЧ «Графік роботи Дата» в ТЧ “Графік роботи Час” у відповідних колонках тих самих змін автоматично заповнюється робочий час співробітника часом початку і кінця роботи зміни, який можна змінити при необхідності.
¶ Створення документу
- Створення за допомогою кнопки “Створити”:
- В журналі документів «Графік роботи співробітників. План» за допомогою кнопки «Створити» створити новий документ;
В новому документі заповнити поля:
2. «Посада співробітника» натиснути на кнопку
обрати з довідника посаду, документ автоматично заповниться співробітниками обраної посади;
3. “Місяць” - натиснути на кнопку
вибрати з переліку місяць, документ автоматично заповниться датами обраного місяця;
4. «Кабінет» - натиснути на кнопку
вибрати з довідника кабінет, тільки після вибору кабінету в табличних частинах стане доступним внесення інформації по співробітникам кабінету);
5. Для зручності в полі “Сховати співробітників інших кабінетів” встановити прапорець - в нижніх табличних частинах відобразяться співробітники тільки обраного кабінету(записи співробітників по іншим кабінетам в документі залишаться);
6. В ТЧ “Графік роботи Дата” відмітити робочі зміни співробітників проставляючи прапорці навпроти дати, зміни і співробітника;
7. В ТЧ “Графік роботи Час” відкоригувати (за необхідності) робочі години співробітників, змінюючи години роботи безпосередню в колонці Дати, Зміни і Співробітника;
8. Записати документ - якщо робота не закінчена;
9. Провести документ, якщо робота закінчена.
Створення за допомогою функції копіювання:
- В журналі документів вибрати документ для копіювання (виділивши рядок з документом);
- В журналі документів натиснути на кнопку «Створити новий документ шляхом копіювання поточного», або натиснути на клавіатурі клавішу “F9”.
3. Створений документ доступний до редагування (зміни кабінету, місяця, посади).
Копіювання зручно, коли співробітник працює в різних кабінетах одного відділення. У випадку зміни кабінету в скопійованому документі для такого співробітника дані про робочу зміну і час роботи залишаються незмінними.
Особливості роботи документу: При встановленні прапорця «Сховати співробітників інших кабінетів» в шапці документу. система “згортає” в таблицях Дата і Час шапку з назвою колонок. Для того, щоб шапки з назвою колонок знову відобразилися, необхідно лівою кнопкою мишки клацнути по першому рядку таблиці.